Manajemen Waktu

Saya lagi googling tentang manajemen waktu ibu bekerja, dan ternyata nemu artikel ini yang menurut saya sangat bermanfaat, realistis, dan logis. Saya memang merasa manajemen waktu saya masih sangat awut-awutan dan sangat harus saya benahi dari sekarang. Semoga saya bisa melakukan perbaikan itu, sedikit-demi sedikit.

Ini link sumbernya http://fh.unpar.ac.id/strategi/strategi7.html

Oh iya, saya mau menantang diri sendiri untuk menulis setiap hari selama 100hari berturut-turut.
Bismillah..dan meskipun di tulisan kali inilebih banyak copy pastenya, bagi saya ini sadalah sebuah awal yang lumayan. One million journey begin with a step, gitu kan ya?

Oke. Saya siap memulainya.

#tantanganmenulis100hari
#1st day

BAB VII 

MENYUSUN MANAJEMEN WAKTU

(TIME-MANAGEMENT)

1. APA ITU MANAJEMEN WAKTU?
   Manajemen waktu adalah cara yang dapat anda lakukan untuk menyeimbangkan waktu anda untuk kegiatan belajar atau bekerja, bersenang-senang atau bersantai, dan beristirahat secara efektif. Tanpa disadari, setiap saat anda sesungguhnya telah membuat beberapa putusan terkait manajemen waktu. Misal, anda memutuskan kapan akan ke kampus, belajar di rumah, berolah raga, beribadah, mengunjungi perpustakaan, bersantai, berdiskusi dengan teman, berbelanja, dstnya. Semua putusan ini berperan penting di dalam penyusunan strategi manajemen waktu anda.
   Jika anda dapat menyeimbangkan waktu, maka diharapkan hasilnya adalah konsentrasi anda akan meningkat, organisasi waktu anda akan lebih baik, produktifitas akan meningkat, dan terpenting tingkat stress anda akan terkurangi. Dengan menata waktu anda secara lebih baik maka anda akan menemukan keseimbangan antara kapan harus belajar, bekerja, bersantai, dan beristirahat yang akhirnya akan membuat hidup anda sedikit lebih muda dan bahagia.
   Ketika anda merasakan bahwa kerap kali anda terlambat ke kampus, lupa ada kelas yang harus anda hadiri, lupa sama sekali bahwa ada pertemuan tertentu yang harus anda ikuti, membuang-buang waktu tanpa hasil yang jelas, mengerjakan tugas secara terburu-buru karena terpepet oleh dead-line, atau sehari menjelang ujian anda merasa panik karena merasa belum selesai membaca bahan pelajaran, atau tiba-tiba merasa waktu untuk bersantai hilang sehingga menjadi tertekan atau stress, maka itu gejala bahwa anda membutuhkan manajemen waktu yang baik.
2. ALASAN MENGAPA MANAJEMEN WAKTU MENJADI PENTING
   Mengatur waktu secara rapi dan efektif bukanlah pekerjaan yang mudah apalagi berupaya untuk mentaatinya secara konsisten dan persisten. Sebagai anak muda dan mahasiswa anda pasti akan memiliki sekian banyak kegiatan dan tantangan baru, peran dan sekaligus tanggung jawab serta prioritas lain yang harus anda lakukan. Semua kegiatan dan tuntutan itu akan selalu bersaing merebut waktu dan perhatian anda. Masa adaptasi dari masa remaja yang sebelumnya menjalani pendidikan menengah ke masa dewasa muda yang mulai merintis pendidikan tinggi di perguruan tinggi membuat dan menuntut terjadinya perubahan besar di dalam menata manajemen waktu anda. Perubahan besar itu antara lain karena beberapa hal berikut ini:
   1. Meningkatnya peran dan tanggung jawab untuk belajar mandiri;
   2. Banyaknya aktivitas baru yang harus diikuti, misal olah raga baru, asosiasi mahasiswa dan/atau kelompok belajar baru, kegiatan kemahasiswaan di dalam atau di luar kampus;
   3. Teman-teman dan pengalaman baru;
   4. Tuntutan untuk lebih banyak mengambil putusan mandiri tanpa campur tangan dari orang tua atau keluarga;
   5. Tempat tinggal dan lingkungan baru;
   6. Kebutuhan yang lebih besar untuk misalnya melakukan hal-hal rutin sehari-hari secara mandiri, misal berbelanja, memasak, mencuci, membersihkan kamar, membayar beberapa tagihan rutin;
   7. Mungkin pula anda harus bekerja paruh waktu atau mengurus keluarga yang tinggal bersama anda.


3. BAGAIMANA CARA MEMPERBAIKI MANAJEMEN WAKTU?
   Kunci dari manajemen waktu adalah perencanaan (planning)! Tanpa ini, anda tidak akan pernah berhasil menata waktu apalagi meraih hasil optimal. Betapapun enggannya anda karena terkesan membosankan, namun menyusun daftar panjang kegiatan ini-itu yang harus dilakukan, menyisihkan waktu sejenak untuk berpikir mana dari daftar itu yang harus dipilih terlebih dahulu untuk dilaksanakan esok hari, lusa, minggu depan atau bulan depan, adalah momen paling kritis bagi anda untuk mengontrol waktu ‘hidup’ anda sendiri.
   Berikut ini langkah-langkah untuk membantu anda menyusun atau menata manajemen waktu:
   1. Buatlah buku agenda atau kalender atau catatan khusus, baik secara manual ataupun elektronik;
   2. Tulis semua tanggal, hari, waktu yang berkaitan dengan kegiatan akademik anda. Misal, tanggal ujian tengah dan akhir semester, tanggal paling akhir menyerahkan tugas kelas, tanggal terakhir batas pembayaran uang kuliah, tanggal perwalian akademik dengan dosen wali, tanggal pendaftaran rencana studi, dstnya;
   3. Tulis semua tanggal, hari, dan waktu untuk kegiatan yang bersifat sosial dan personal. Misal, kapan punya janji untuk konsultasi ke dokter, kapan harus bayar tagihan listrik, tagihan uang sewa kamar, jadwal kompetisi olah raga, jadwal untuk pulang ke rumah orang tua di daerah, atau untuk berkunjung ke sanak famili, dstnya;
   4. Susun prioritas kegiatan yang terdapat di dalam daftar b dan c di atas, mulai dari yang paling utama hingga paling tidak utama, sehingga menghasilkan sebuah jadwal rutin mingguan. Contoh, anda dapat menyusun jadwal dengan membagi serangkaian kegiatan anda ke dalam 4 (empat) kelompok yaitu:
      1. Aktivitas akademik yang sudah ‘fixed’ (sebagai prioritas paling utama):
         • Jadwal kuliah kelas
         • Jadwal praktikum
         • Jadwal ke perpustakaan
         • Jadwal tutorial wajib
         • Jadwal belajar mandiri (di luar kelas) harian
      2. Aktivitas sosial atau personal yang sudah ‘fixed’ (juga sebagai prioritas paling utama):
         • Jadwal rutin makan, minum obat
         • Jam tidur
         • Waktu berolah raga
         • Jadwal beribadah, perjalanan ‘mudik’
         • Merawat hewan peliharaan
      3. Aktivitas akademik pendukung (sebagai prioritas tetapi peringkat di bawah paling utama):
         • Jadwal diskusi kelompok untuk membuat tugas kelas
         • Jadwal mentoring (tentatif alias tidak diwajibkan oleh fakultas)
      4. Aktivitas sosial atau personal pendukung (penting tetapi bukan prioritas utama):
         • Jadwal berkunjung ke sanak famili dan teman
         • Jadwal berbelanja bahan makanan, mencuci pakaian, membersihkan kamar
         • Nonton pertunjukan konser musik, teater, kompetisi olah raga
         • Jadwal ke museum, pertemuan pemuda di lingkungan tempat tinggal
         • Jadwal rapat dalam organisasi kemahasiswaan
         • Jadwal untuk berkomunikasi rutin dengan orang tua yang tidak tinggal serumah dengan anda
   5. Pastikan jadwal rutin mingguan anda itu terdiri dari perpaduan yang seimbang di antara komponen/kelompok di atas. Di titik inilah anda jarus belajar bijak untuk secara hati-hati tapi bersungguh-sungguh memilih mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya. Ingat, bahwa bagaimanapun anda sedang menjalani pendidikan tinggi sehingga sudah layak dan sewajarnya jika anda meletakkan aktivitas nomor 1 di atas di tempat tertinggi. Di sinilah makna penting dari keseimbangan, maksudnya anda harus belajar menyusun jadwal yang isinya seimbang di antara keempat kelompok di atas. Perlu diketahui bahwa tujuan penyusunan jadwal rutin mingguan tersebut bukanlah agar semua aktivitas itu terlaksana, melainkan lebih pada memastikan bahwa hal-hal yang butuh untuk dikerjakan pada akhirnya memang benar anda lakukan.
   6. Pastikan bahwa anda mematuhi jadwal rutin mingguan yang anda susun. Misal, hadir di kelas pada semua perkuliahan, kerjakan tugas dan belajar mandiri yang telah terjadwal, hindari kebiasaan menunda pekerjaan (procrastination).


4. PEDOMAN MENYUSUN MANAJEMEN WAKTU
   Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh anda sebagai pedoman untuk menyusun manajemen waktu yang baik (selain kelima langkah dalam bagian 3 di atas):
   1. Cukupkan waktu tidur antara 6 - 8 jam/per hari;
   2. Upayakan jadwal aktivitas anda berlangsung antara pukul 06.00 - 22.00 WIB;
   3. Tiap minggu jadwal anda berisi 4 kelompok aktivitas dalam uraian nomor 3 di atas;
   4. Jadwalkan bahwa waktu belajar mandiri anda minimal 20 jam/per minggu (di luar waktu kuliah di kelas);
   5. Rencanakan waktu belajar mandiri maksimum 10 jam/per hari;
   6. Rencanakan waktu belajar mandiri untuk setiap subyek atau topik maksimum 5 jam/per hari;
   7. Selang-seling topik belajar mandiri secara teratur jika anda misalnya memutuskan bahwa dari jam 07.00 hingga 13.00 adalah waktu belajar mandiri (maksudnya anda tidak menghabiskan waktu 6 jam hanya untuk belajar satu topik);
   8. Ketahui diri anda apakah sebagai ‘morning person’, ‘night owl person’, atau ‘late afternoon person’ untuk memastikan bahwa jadwal tersebut sesuai dengan irama kerja dan ‘jam biologis’ anda;
   9. Luangkan waktu untuk istirahat sejenak ditengah waktu belajar (misal, istirahat tidak lebih 10 menit dari setiap jam);
   10. Latih dan biasakan diri anda untuk mengerjakan sesuatu cukup sekali, alias hindari kebiasaan untuk mengulang-ulang. Misal, membaca teks tentang suatu topic sedapat mungkin cukup 1 kali tetapi dengan memastikan anda paham dan ingat apa isinya. Hindari mitos bahwa untuk dapat memahami isi sebuah bacaan, anda harus membacanya 2-3 kali.
   11. Belajar untuk focus atau konsentrasi, tanpa jeda untuk waktu minimal 15-20 menit; kemudian ditingkatkan menjadi focus selama 30-50 menit tanpa jeda. Hal ini diperlukan sekali terutama untuk membantu anda mendengarkan dosen menjelaskan di kelas, mencatat, membaca, dan menulis. Ingat, membaca dan menulis akademik membutuhkan waktu lebih panjang disbanding anda menulis surat biasa, membaca majalah, komik, atau apalagi menulis email, pesan elektronik, twitter atau sejenisnya.
   12. Kadang kala perlu untuk menyusun jadwal mingguan di mana 1 hari di antaranya bersih dari tugas-tugas akademik;
   13. Biasakan untuk melakukan hal-hal kecil dan ‘remeh atau ringan’ di sela-sela waktu istirahat atau ketika anda sedang menunggu sesuatu. Misal, merespon pesan elektronik dapat dilakukan hanya ketika anda istirahat atau ketika anda menunggu untuk bertemu dokter, dosen, mengantri di loket, atau ketika sedang di dalam angkot (tapi, awas dengan telepon seluler anda karena melakukan ini di dalam angkot juga potensial mengundang orang jahat untuk mengganggu anda);
   14. Belajar dan biasakan diri untuk berani menolak ajakan atau mengatakan ‘tidak’ pada teman, sahabat, sanak famili ketika mereka mengundang atau mengajak melakukan satu kegiatan tertentu yang dapat mengacaukan manajemen waktu anda. Demikian pula untuk menolak keluar rumah menjelang hari ujian; atau ajakan untuk melakukan beberapa komitmen secara bersamaan;
   15. Mintalah teman, sahabat, dan sanak famili untuk menghormati manajemen waktu anda juga serta buatlah mereka paham bahwa mereka tidak bisa setiap saat mengganggu anda atau meminta berkomunikasi dengan anda setiap saat semau mereka ketika anda sedang belajar;
   16. Isolasikan diri anda sendiri agar dapat berkonsentrasi atau fokus belajar (membaca atau menulis), dengan misalnya: menutup pintu kamar, mematikan perangkat audio visual, mematikan telepon seluler, berhenti merespon email atau pesan elektronik, twitter, facebook atau sejenisnya;
   17. Bersikap realistik dan cukup fleksibel, jangan kaku. Menyusun jadwal yang amat ketat dan memaksa untuk mematuhinya secara kaku justru dapat membuat anda pada akhirnya menjadi jenuh, dan kehilangan gairah (passionate) belajar sehingga menjadi kontra produktif. Perhatikan pula bahwa kecepatan anda dalam belajar dan mengelola manajemen waktu belajar dapat berubah seiring dengan pertambahan semester. Misal, pada 1-2 semester pertama di bangku perguruan tinggi anda mungkin merasakan amat sulit menyusun manajemen waktu dan berat sekali tuntutan yang harus anda penuhi; tetapi pada semester 3 dan seterusnya anda mungkin akan merasa sedikit lebih longgar, dinamis, dan lebih fleksibel. Hal ini terjadi karena anda sudah terbiasa, mengenal lingkungan lebih baik, mengenali kebiasaan diri sendiri, dan juga anda bertambah dewasa.


5. BAGAIMANA MENGHINDAR MENJADI PROCRASTINATOR?
   Procrastinator adalah orang yang amat suka menunda pekerjaan hingga jelang hari atau menit akhir dari batas waktu. Tindakan menunda pekerjaan hingga jelang dead-line disebut procrastination. Jika hal ini dibiarkan berlangsung terus menerus jelas akan menjadi kebiasaan belajar yang buruk. Bahkan, kebiasaan ini akan terus membudaya di saat anda sudah bekerja sebagai profesional atau pengemban profesi yang akibatnya adalah kinerja anda tidak akan optimal, stress berat, berdampak buruk pada kesehatan fisik hingga kegagalan. Oleh karena itu, biasakan diri anda untuk tidak menjadi procrastinator. Bagaimana caranya? Beberapa petunjuk berikut ini mungkin dapat anda lakukan:
   1. Biasakan belajar atau bekerja berdasarkan agenda sebab dengan cara ini anda akan menyadari berapa banyak aktivitas dalam sehari yang mampu anda lakukan sesuai kemampuan dan akhirnya anda akan mengetahui bahwa menunda belajar/pekerjaan pada akhirnya tidak akan membantu anda sama sekali.
   2. Jika anda memulai mengerjakan suatu tugas besar seketika pada saat anda merasa siap atau berada di bawah tekanan harus selesai karena esok adalah tenggat waktu penyelesaian, maka memang mungkin anda akan berhasil, tapi ingat tidak selalu akan berhasil.
   3. Jadi, mulailah dari hal kecil sejak awal. Cobalah untuk mengurai atau menjabarkan satu tugas besar menjadi beberapa tahap atau bagian kecil yang memungkinkan anda untuk segera mengerjakannya sedini mungkin. Dengan mengerjakan tugas besar itu bagian demi bagian sejak awal akan menyadarkan anda seberapa besar sesungguhnya tugas itu dan membutuhkan berapa lama waktu untuk menyelesaikannya. Pada akhirnya, ketika jelang tenggat waktu anda menyelesaikannya, maka anda tidak akan merasa terlalu terbebani. Misal, ada ditugasi membuat suatu makalah dengan topik dan tema tertentu yang harus selesai dalam waktu 30 hari. Jika anda menunda mengerjakannya hingga jelang 1 minggu bahkan 2 hari sebelum tenggat waktu habis, anda sama saja dengan bunuh diri! Jika anda berpikir bahwa menulis esai berupa makalah ilmiah itu mudah karena tokh ditulis dalam Bahasa Indonesia, isinya bisa ‘ngarang saja’, bahkan tinggal ‘copy and paste’, maka anda tidak pantas menjadi mahasiswa apalagi kaum intelektual dan profesional. Oleh sebab itu, mulailah dengan mengerjakan hal-hal kecil terlebih dahulu pada hari 1-4 tugas itu diberikan dengan misalnya membuat (a) mind mapping tentang topik dari tugas itu (b) menentukan tema atau argumentasi utama anda untuk makalah itu (c) mengumpulkan bahan pustaka (d) menyeleksi dan mencatat judul-judul bahan pustaka yang nantinya akan menjadi daftar pustaka dalam makalah anda. Lalu pada hari 5 - 10 anda mulai membaca kritis dan membuat catatan terhadap hasil bacaan itu; pada hari 11 - 12 anda harus mulai menyusun sistematika penulisan makalah; pada hari 13 - 18 anda harus mulai menulis dan menyelesaikan draf pertama, hari 19 - 21 merevisi kembali draf pertama untuk memeriksa dan melakukan perbaikan, penambahan atau pengurangan bagian-bagian tertentu terutama masalah tata bahasa, pemilihan kata, kekuatan argumentasi, kelengkapan data, konsistensi dengan tema awal, dsbnya; kemudian hari 22 - 25 anda harus menyelesaikan draf kedua, kemudian hari 26 - 28 anda revisi dan periksa kembali untuk memastikan bahwa makalah anda benar sesuai dengan sistematika penulisan esai mulai dari pengantar hingga simpulan, ketepatan pencantuman referensi berupa catatan kaki dan daftar pustaka, tidak ada kesalahan ketik, pencantuman halaman-nama-nomor mahasiswa anda-nama dosen-kelas, lalu tulis hasilnya untuk menjadi draf ke tiga atau final; hari 29 anda cetak dan/atau jilid dan periksa kerapian dan detil lainnya, lalu serahkan atau kirim lewat email ke dosen kelas. Jadi, bayangkan pekerjaan sebesar dan sepanjang itu tidak mungkin akan anda kerjakan hanya dalam waktu 1 minggu apalagi 2 hari jelang batas waktu berakhir!
   4. Bekerjalah tanpa mengundang kemungkinan ada gangguan, misal matikan pemutar musik, video, telepon seluler, koneksi internet dan sejenisnya yang jelas-jelas dapat mengganggu kosentrasi anda. Jika anda orang yang tergantung pada musik untuk membantu konsentrasi anda, maka lakukan sebaliknya yakni putar perangkat audio anda.
   5. Untuk mengurangi kebosanan, modifikasi sedikit topik belajar anda pada hari itu, misal dengan diselingi baca surat kabar, baca komik, coret coret menggambar suatu obyek, bertanam, memberi makan ikan di kolan/akuarium atau bermain dengan hewan peliharaan anda seperti anjing atau kucing, dsbnya. Hal penting adalah anda ingat bahwa jangan terlena mengerjakan hal-hal ini sehingga lupa topik utama hari itu!